Häufige Fragen

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an info@xperts2.de.

Welche Quellen können verwendet werden?

Zwei Arten von Quellen sind möglich:

• Ein Postfach mit zentralen Kontakten, meist eine freigegebene Mailbox wie „kontakte@ihre-firma.de“. Verteilt wird der Kontakteordner dieses Postfachs oder ein Unterordner davon. Gepflegt wird nur dort, mit Outlook wie gewohnt.
• Das Verzeichnis Ihres Microsoft 365, also Ihre Mitarbeitenden wie in der globalen Adressliste: alle aktiven Benutzer oder nur die Mitglieder einer Gruppe, auf Wunsch mit Fotos.

Für mehrere Quellen richten wir mehrere Profile ein, zum Beispiel Firmenkontakte und die eigenen Mitarbeitenden. Öffentliche Ordner, Dateien (CSV, Excel) oder andere Systeme sind als Quelle nicht vorgesehen.

Wer bekommt die Kontakte?

Alle Mitglieder einer mail-aktivierten Gruppe, die Sie festlegen. Neue Mitarbeitende nehmen Sie in die Gruppe auf, sie bekommen die Kontakte beim nächsten Abgleich. Verlässt jemand die Firma, wird das Postfach im Portal ausgetragen; die verteilten Kontakte verschwinden dann aus dem Postfach.

Wie häufig wird synchronisiert?

Standardmäßig alle zwei Stunden. Je Profil lässt sich der Abstand zwischen 15 Minuten und 8 Stunden einstellen, alternativ ein- oder zweimal täglich zu einer festen Uhrzeit. Eilt eine Änderung, starten Kunden-Admins den Abgleich im Portal mit „Jetzt synchronisieren“ sofort.

Zusätzlich läuft einmal täglich, in der Regel nachts, ein Vollabgleich, der alle Postfächer vollständig mit der Quelle vergleicht.

Wo erscheinen die Kontakte?

Im Postfach der Mitarbeitenden und damit überall, wo dieses Postfach eingebunden ist: in Outlook für Windows und Mac, in Outlook im Web und in Outlook Mobile. Sollen die Kontakte auch in der Kontakte-App des iPhones erscheinen, verteilen wir sie in den Standardordner „Kontakte“, denn nur diesen gleicht das iPhone ab. Eine Installation auf den Geräten ist nicht nötig.

Was passiert mit den persönlichen Kontakten der Mitarbeitenden?

Nichts. Jeder Kontakt, den x2kontakte anlegt, trägt eine technische Kennzeichnung. Geändert oder gelöscht werden nur so gekennzeichnete Kontakte, auch wenn sie im Standardordner „Kontakte“ neben persönlichen Kontakten liegen.

Können Mitarbeitende verteilte Kontakte ändern?

Technisch ja, aber die Änderung hält nicht: Der nächtliche Vollabgleich stellt den Stand der Quelle wieder her, ein gelöschter Kontakt wird neu angelegt. Korrekturen gehören deshalb in die Quelle, dann haben sie alle.

Welche Felder werden übertragen?

Namen, Firma, Abteilung, Position, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Anschriften. Notizen, Geburtstag und Kategorien auf Wunsch; diese Felder sieht dann jedes Mitglied der Gruppe. Telefonnummern lassen sich auf Wunsch einheitlich formatieren.

Welche Rechte braucht x2kontakte in Microsoft 365?

x2kontakte arbeitet ausschließlich über Microsoft Graph. Ein globaler Administrator stimmt einmal zu, danach beschränkt ein kurzes PowerShell-Skript den Zugriff auf genau zwei Bereiche: Lesen in der Quelle und Schreiben in den Postfächern der Gruppenmitglieder. Alle anderen Postfächer Ihrer Firma bleiben für x2kontakte gesperrt. Wie das abläuft, steht unter So läuft die Einrichtung.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Auf einem eigenen Server der xperts2 GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland (Hetzner). Die Kontaktdaten selbst werden nur während eines Abgleichs im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht auf dem Server gespeichert. Für den Abgleich schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Wie erfahren wir, wenn etwas nicht klappt?

Im Portal sehen Sie jederzeit den Stand jedes Abgleichs und jedes Postfachs. Zusätzlich tragen Sie Empfänger für Alarm-Mails ein, etwa wenn ein Abgleich scheitert oder ein Postfach wiederholt Fehler meldet. xperts2 wird bei jedem Problem ohnehin benachrichtigt.

Ob x2kontakte gerade erreichbar ist, zeigt auch ohne Anmeldung die Statusseite status.x2kontakte.de. Sie läuft auf einem eigenen Server und bleibt deshalb auch bei einer Störung erreichbar.

Wann wird gewartet?

Größere Wartungen kündigen wir mindestens drei Werktage vorher per Mail und im Portal an. Für Neustarts nach Sicherheitsupdates gibt es zusätzlich ein festes Wartungsfenster, sonntags 03:00 bis 03:30 Uhr. Darin startet der Server nur neu, wenn ein Update es verlangt; das dauert meist wenige Minuten.

Während einer Wartung ruht der Abgleich. Änderungen in der Quelle kommen danach automatisch an, verloren geht nichts. Die Statusseite zeigt Wartungen an.

Was kostet x2kontakte?

Abgerechnet wird monatlich je User, der Preis steht in Ihrem Angebot. Maßgeblich ist der Höchststand der Empfänger im Monat; dazu gibt es jeden Monat einen Nutzungsnachweis als PDF. Die Einrichtung berechnen wir einmalig nach Angebot.

Wer kann x2kontakte nutzen?

x2kontakte steht Bestandskunden der xperts2 GmbH mit Microsoft 365 (Exchange Online) zur Verfügung. Interesse? Schreiben Sie an info@xperts2.de.

Wir nutzen schon CiraSync oder sync.blue. Wie klappt der Wechsel?

Am Tag des Wechsels entfernen Sie die Kontakte des bisherigen Dienstes mit dessen Mitteln, danach verteilt x2kontakte. Sonst sehen Ihre Mitarbeitenden alles doppelt, denn x2kontakte löscht nur Kontakte, die es selbst angelegt hat. Den Ablauf stimmen wir bei der Einrichtung mit Ihnen ab.

Was passiert, wenn wir x2kontakte nicht mehr nutzen?

x2kontakte entfernt die verteilten Kontakte aus allen Postfächern. Anschließend löschen wir Ihre Daten im Portal; aufbewahrt werden nur die Nutzungsnachweise, solange das Gesetz es verlangt. Ihr Administrator erhält eine Bestätigung der Löschung.