So läuft die Einrichtung
Von der Freischaltung bis zum ersten Abgleich vergehen meist ein bis zwei Tage, Ihr Aufwand liegt bei etwa einer halben Stunde. Die meisten Schritte übernimmt xperts2.
| Schritt | Wer | Dauer |
|---|---|---|
| 1. Festlegen, was wohin soll | Sie und xperts2 | ein Gespräch |
| 2. Einwilligung erteilen | Ihr globaler Administrator | etwa 2 Minuten |
| 3. Zugriff auf die Postfächer | xperts2 oder Ihr Exchange-Administrator | etwa 10 Minuten |
| 4. Probelauf | xperts2 | |
| 5. Freigabe und erster Abgleich | xperts2 | |
| 6. Zugang zum Portal (optional) | Ihr globaler Administrator | etwa 2 Minuten |
| 7. Alarm-Mails einrichten | Sie | wenige Minuten |
Festlegen, was wohin soll
Quelle: das Postfach mit den zentralen Kontakten, meist eine freigegebene Mailbox wie „kontakte@ihre-firma.de“. Gepflegt wird nur dort.
Empfänger: eine mail-aktivierte Gruppe. Alle Mitglieder bekommen die Kontakte.
Ziel im Postfach: ein eigener Unterordner, zum Beispiel „Firmenkontakte“ (ideal für Outlook und Outlook Mobile), oder der Standardordner „Kontakte“, falls die Kontakte auch in der Kontakte-App des iPhones erscheinen sollen. Persönliche Kontakte bleiben in beiden Fällen unberührt.
Felder: übertragen werden Namen, Firma, Position, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Anschriften. Notizen, Geburtstag und Kategorien auf Wunsch; diese Felder sieht dann jedes Mitglied der Gruppe.
Modus: „Spiegeln“ (Kontakte, die in der Quelle gelöscht werden, verschwinden auch bei den Empfängern) oder „Ergänzen“ (es wird nur angelegt und geändert).
Einwilligung erteilen
Sie bekommen von uns einen Link zu Microsoft. Ein globaler Administrator meldet sich an und stimmt zu. x2kontakte erhält damit nur das Recht, Gruppenmitglieder und Benutzernamen zu lesen, noch keinen Zugriff auf Postfächer.
Zugriff auf genau die richtigen Postfächer
Ein kurzes PowerShell-Skript, das wir passend für Sie erzeugen, erlaubt x2kontakte das Lesen der Quelle und das Schreiben bei den Mitgliedern der Gruppe. Alle anderen Postfächer bleiben für x2kontakte gesperrt. Anders als bei vielen vergleichbaren Diensten bekommt x2kontakte damit keinen Zugriff auf alle Postfächer Ihrer Firma.
Microsoft braucht danach 30 Minuten bis 2 Stunden, bis die Rechte greifen. Wir prüfen anschließend, ob alles stimmt.
Probelauf
Ein Probelauf rechnet aus, was x2kontakte anlegen, ändern oder löschen würde, und schreibt dabei nichts. Das Ergebnis besprechen wir bei Bedarf mit Ihnen.
Freigabe und erster Abgleich
Nach der Freigabe verteilt x2kontakte die Kontakte. Danach läuft der Abgleich standardmäßig alle zwei Stunden (einstellbar bis alle 15 Minuten), nachts einmal vollständig. Bei den Mitarbeitenden erscheint der Ordner automatisch, eine Installation ist nicht nötig.
Zugang zum Portal
Mit einer zweiten Einwilligung und der Zuweisung einer Rolle („Kunden-Admin“ oder „Leser“) sehen Ihre Verantwortlichen im Portal, ob alles läuft, können den Abgleich pausieren oder sofort starten und Änderungen beantragen.
Alarm-Mails einrichten
Im Portal tragen Sie ein, wer eine Mail bekommen soll, wenn etwas nicht stimmt. Jede Adresse bestätigt ihre Eintragung über einen Link. xperts2 wird ohnehin bei jedem Problem benachrichtigt.
Im laufenden Betrieb
Neue Mitarbeitende nehmen Sie einfach in die Gruppe auf, sie bekommen die Kontakte beim nächsten Abgleich.
Gepflegt werden die Kontakte nur in der Quelle. Ändert jemand einen verteilten Kontakt im eigenen Postfach, stellt der nächtliche Vollabgleich den Stand der Quelle wieder her.
Verlässt jemand die Firma oder soll die Kontakte nicht mehr haben, tragen Kunden-Admins das Postfach im Portal aus. Die verteilten Kontakte verschwinden dann aus dem Postfach, danach kann es aus der Gruppe.
Soll sich Quelle, Gruppe oder Ordner ändern, stellen Sie im Portal einen Änderungsantrag. Wir setzen ihn um und prüfen ihn vorher mit einem Probelauf.
Umstieg von einem anderen Dienst
Verteilt heute schon ein anderer Dienst Ihre Firmenkontakte, etwa CiraSync oder sync.blue, entfernen Sie dessen Kontakte am Tag des Wechsels mit den Mitteln dieses Dienstes, bevor x2kontakte die Kontakte verteilt. Sonst sehen Ihre Mitarbeitenden alles doppelt. x2kontakte selbst löscht nur Kontakte, die es angelegt hat, und räumt deshalb nicht auf. Den genauen Ablauf stimmen wir bei der Einrichtung mit Ihnen ab.
Sobald ein Postfach nicht mehr in der Gruppe ist, hat x2kontakte keinen Zugriff mehr darauf und kann die Kontakte dort nicht mehr löschen. Soll jemand die Kontakte nicht mehr haben, tragen Sie das Postfach bitte vorher im Portal aus: auf der Seite des Profils im Reiter „Postfächer“ mit „Austragen …“. x2kontakte entfernt dann die Kontakte, danach können Sie das Postfach aus der Gruppe nehmen. Wird ein Postfach ganz gelöscht, etwa wenn jemand das Unternehmen verlässt, verschwinden die Kontakte mit ihm.
Weitere Antworten unter Häufige Fragen. Fragen? info@xperts2.de oder +49 641 20103610.